اداره تشریفات دارای دفتری در سمت ورودی ترمینال فرودگاه جزیره زیبای کیش است و ارتباط این واحد با فرودگاه کیش جهت هماهنگی پرواز مهمانان و همچنین استفاده مهمانان ویژه از جایگاه تشریفات است. مهمانان معرفی شده سازمان از طریق واحد تشریفات جهت استفاده از جایگاه تشریفات فرودگاه به این جایگاه معرفی می شوند. چگونگی تشخیص و معرفی مهمانان براساس شیوه نامه پذیرش، اسکان و پذیرایی مشخص می شود.

به طور کلی مهمانان سازمان به چهار گروه مهمانان ویژه (VIP)، مهمانان مهم اقتصادی (CIP)، مهمانان مهم (IP) و مهمانان عادی (P) طبقه بندی می شوند.

درخواست و تشخیص مهمانان ویژه (VIP) صرفاً توسط شخص مدیر عامل سازمان و از طریق مدیر کل حوزه مدیرعامل انجام می شود.

هر یک از معاونین سازمان می توانند با توجه به ضرورت های حوزه فعالیت خود، مهمانانی در سطح مهم اقتصادی (CIP) پیشنهاد نمایند ولی تأیید و احصای ضرورت پذیرش مهمانان و تقبل هزینه های مزبور به آن در حیطه اختیارات مدیر کل حوزه خواهد بود.