مراحل تشریفات

فرآیند تشریفات به طور کلی 6 مرحله دارد که مأمورین تشریفات که هدایت آن¬ها توسط اداره تشریفات انجام می¬شود، باید در طول این فرآیند به « ارتباط مفید و موثر» برای ایجاد، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیاندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. این شش مرحله عبارتند از:

1-    استقبال
اداره تشریفات سازمان منطقه آزاد کیش موظف است راهنمای مهمانان سازمان باشد، پس باید به گونه¬ای رفتار کند که در لحظه ورود، مهمانان، احساس امنیت عمومی و آسایش و آرامش کنند، زیرا اولین دیدار از اهمیت بالایی برخوردار است. انسان ها با دیدن قضاوت می کنند و قضاوت خود را بر مبنای آن تغییر می دهند و یا تثبیت می کنند. لذا باید در طرز لباس پوشیدن، روش صحبت کردن و انتخاب مستقبلین و افراد هم¬پایه و هم¬طراز دقت و جدیت به خرج داده شود.
2-    حمل و نقل
 به معنی هدایت و راهنمایی فرد مورد نظر برای نشستن در یک محل خاص تا حمل و نقل با ماشین های تشریفاتی برای رسیدن به محل ملاقات است. انتخاب وسیله، همراهان و مسیر جابجایی مهمانان و توشه آن ها از نکات مهم حمل و نقل می باشد.

3-    اسکان
مکان اسکان مهمانان از صندلی که باید سالم باشد تا اتاق هتلی که برای ایشان در نظر گرفته شده است باید دارای حس امنیت و آرامش باشد. بدین منظور، محیط همواره از نظر نور، سرمایش، گرمایش، راحتی و تابلوهای راهنما مورد بررسی قرار می¬گیرد. در محل نشستن مهمانان، میز و صندلی، سیستم صوتی، نور، یادداشت و خودکار، آب، امکانات ارتباطی، پرچم و سایر موارد دیگر بررسی می¬گردد.
4-    پذیرایی:
چای، قهوه، آب، آب معدنی، شیرینی، شربت، میوه، نوشابه، موزیک مناسب در زمان استراحت، هدایا، شام و ناهار جزء پذیرایی است که باید در بهداشت آن دقت بسیاری انجام گیرد.
5-    برنامه کاری:
اداره تشریفات برنامه مهمانان را براساس هدفی که مهمانان دعوت شده اند در مدت اقامت مهمانان برنامه ریزی می کند به نحوی که هم هدف سفر از نظر کاری انجام شود و هم خاطره ای خوش در ذهن مهمانان از سفر انجام شده باقی بماند.
6-    مشایعت:
خداحافظی، دادن یادبود، حل مشکلات اخذ ویزا، تهیه بلیط، گذرنامه یا مجوز خروج شامل مشایعت می شود و در این مرحله نیز باید آداب تشریفات رعایت شود.