درباره
تشریفات، از ریشه عربی "شرف" گرفته شده که در فارسی به معنای احترام، عزت، بزرگی و نجابت است. تشریفات ، شامل رفتارها و آداب و رسوم پذیرفته شده ای است که افراد یا سازمان ها باید با توجه و در نظر گرفتن شرایط فردی ، مکانی و زمانی رعایت کنند. این رفتارها لازمه محیط های مختلفی مانند محیط کار، خانواده ، محیط های عمومی و مهمانی ها هستند اما امروزه، لزوم رعایت آنها در سازمان ها بیشتر احساس می شود.  پیش از این، با شنیدن کلمه تشریفات، ذهن افراد به سوی تجمل گرایی و خرج  وجوه زیاد و انجام کارهای اضافی کشیده می شد ، اما با پیشرفت جامعه و تغییر برخی از مفاهیم، این موضوع جنبه عمومی تری پیدا نموده و به تدریج جایگاه و مفهوم خاصی پیدا کرد.  نحوه ارتباط در تشریفات در ارتباطات  سازمانی، روابط عمومی و ارتباطات  جایگاه خا صی دارد  و تشریفات، هنر روابط عمومی محسوب می شود. تشریفات ، ویژه ارتباطات انسانی بوده و برای همه  و در همه جا مورد استفاده قرار می گیرد. نحوه ارتباط در تشریفات ، از اهمیت خاصی برخوردار است و با توجه به مکان و نوع میهمان یا میزبان متنوع و متفاوت خواهد بود.  

اهمیت تشریفات

رعایت تشریفات مقدمه ای برای حضور در یک محفل و رویداد اجتماعی، مذهبی، سیاسی، فرهنگی و علمی محسوب می شود. در این معرض، فقط برای خود زندگی نمی کنیم. از چارچوب خاصی به ما نگاه می شود و بعنوان برگزیدگان یک کشور مورد قضاوت قرار می گیریم. بنابراین باید از عادات ناپسند اجتناب نموده و عادات پسندیده را بپذیریم. حتی اگر این حضور توام با صرف وقت و زحمت و مغایر با تمایلات شخصی ما باشد. پوشیدن لباس رسمی، آراستگی، تظاهر به خوشحالی و یا تاسف، دوستی های ناخواسته، رعایت تقدم، … همگی ممکن است با خواسته های شخصی ما مغایر باشد، ولی به خاطر پیشبرد اهداف سازمانی ناگزیر به انجام آن هستیم. با رعایت کد رفتار و اصول تشریفات، در جهت منافع ملی و مصالح سازمانی قدم برمی داریم و در این صحنه همواره می بایست این منافع بر خواسته های فردی و نفع شخصی مقدم باشند. البته که در تشریفات بایستی جایگاه آداب و رسوم و اعتقادات ملی را نیز مد نظر قرار داد. رعایت اصول تشریفاتی به معنای چشم پوشی از آداب و رسوم و سنت های ملی و مذهبی نیست. در یک رویداد بین المللی، هر تبعه ای می بایست ارائه دهنده شخصیت و هویت ملی خود باشد. تشریفات می بایست تلفیقی از آداب و رسوم و سنن ملی و اصول تشریفات بین المللی باشد.

مراحل تشریفات

فرآیند تشریفات به طور کلی 6 مرحله دارد که مأمورین تشریفات که هدایت آن¬ها توسط اداره تشریفات انجام می¬شود، باید در طول این فرآیند به « ارتباط مفید و موثر» برای ایجاد، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیاندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. این شش مرحله عبارتند از:

1-    استقبال
اداره تشریفات سازمان منطقه آزاد کیش موظف است راهنمای مهمانان سازمان باشد، پس باید به گونه¬ای رفتار کند که در لحظه ورود، مهمانان، احساس امنیت عمومی و آسایش و آرامش کنند، زیرا اولین دیدار از اهمیت بالایی برخوردار است. انسان ها با دیدن قضاوت می کنند و قضاوت خود را بر مبنای آن تغییر می دهند و یا تثبیت می کنند. لذا باید در طرز لباس پوشیدن، روش صحبت کردن و انتخاب مستقبلین و افراد هم¬پایه و هم¬طراز دقت و جدیت به خرج داده شود.
2-    حمل و نقل
 به معنی هدایت و راهنمایی فرد مورد نظر برای نشستن در یک محل خاص تا حمل و نقل با ماشین های تشریفاتی برای رسیدن به محل ملاقات است. انتخاب وسیله، همراهان و مسیر جابجایی مهمانان و توشه آن ها از نکات مهم حمل و نقل می باشد.

3-    اسکان
مکان اسکان مهمانان از صندلی که باید سالم باشد تا اتاق هتلی که برای ایشان در نظر گرفته شده است باید دارای حس امنیت و آرامش باشد. بدین منظور، محیط همواره از نظر نور، سرمایش، گرمایش، راحتی و تابلوهای راهنما مورد بررسی قرار می¬گیرد. در محل نشستن مهمانان، میز و صندلی، سیستم صوتی، نور، یادداشت و خودکار، آب، امکانات ارتباطی، پرچم و سایر موارد دیگر بررسی می¬گردد.
4-    پذیرایی
چای، قهوه، آب، آب معدنی، شیرینی، شربت، میوه، نوشابه، موزیک مناسب در زمان استراحت، هدایا، شام و ناهار جزء پذیرایی است که باید در بهداشت آن دقت بسیاری انجام گیرد.
5-    برنامه کاری
اداره تشریفات برنامه مهمانان را براساس هدفی که مهمانان دعوت شده اند در مدت اقامت مهمانان برنامه ریزی می کند به نحوی که هم هدف سفر از نظر کاری انجام شود و هم خاطره ای خوش در ذهن مهمانان از سفر انجام شده باقی بماند.
6-    مشایعت
خداحافظی، دادن یادبود، حل مشکلات اخذ ویزا، تهیه بلیط، گذرنامه یا مجوز خروج شامل مشایعت می شود و در این مرحله نیز باید آداب تشریفات رعایت شود.